POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
MOTORUS S.A.S.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
MOTORUS S.A.S. (en adelante, «MOTORUS» o la «Compañía»).
Sociedad comercial dedicada a la estructuración, gestión y arrendamiento de automotores, con o sin opción de compra, y soluciones de movilidad.
Bogotá D.C., República de Colombia.
Av. Boyacá # 3A - 18, Bogotá, Colombia.
comunicaciones@motorus.com.co
+57 317 438 0365
www.motorus.com.co
2. OBJETO, ALCANCE Y MARCO REGULATORIO
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante, la «Política») formaliza los lineamientos corporativos, jurídicos y operativos bajo los cuales
MOTORUS S.A.S., sociedad por acciones simplificada independiente que actúa como Responsable del Tratamiento en su calidad de empresa de arrendamiento de automotores, con o sin opción
de compra, y gestora de soluciones de movilidad, recolecta, conserva, valida, comparte, transmite, transfiere y suprime datos personales en desarrollo de su objeto social.
Este documento se estructura de conformidad con el régimen legal de protección de datos personales de la República de Colombia: los artículos 15 y 20 de la Constitución Política;
la Ley Estatutaria 1581 de 2012; la Ley Estatutaria 1266 de 2008 (modificada por la Ley 2157 de 2021) en lo atinente al reporte y consulta de solvencia comercial y contractual; el
Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013); la Ley 527 de 1999 (mensajes de datos y aceptación electrónica); la Ley 2300 de 2023 (gestión de canales
para cobro de obligaciones comerciales); la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC); y la jurisprudencia constitucional pertinente.
MOTORUS es el Responsable del Tratamiento de los datos de sus postulantes, Arrendatarios, codeudores, usuarios web, colaboradores y proveedores.
Los postulantes provienen de la base de conductores vinculados a SURO MOBILITY S.A.S.; durante la etapa de postulación y hasta la aprobación del contrato de arrendamiento con opción
de compra, MOTORUS puede tratar los datos que SURO MOBILITY le remita en calidad de Encargado por cuenta de ésta, sin perjuicio de recabar desde el primer contacto su propia
autorización del Titular. Aprobado el contrato, MOTORUS actúa en todo caso como Responsable, y SURO MOBILITY actúa como Encargado del Tratamiento de MOTORUS para la validación de
perfiles, la liquidación y el recaudo de los cánones, conforme al numeral 6.4.
3. DEFINICIONES APLICABLES
Para la interpretación de la presente Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones legales y contractuales:
Consentimiento previo, voluntario, expreso e informado otorgado por el Titular para el tratamiento legítimo de su información.
Comunicación verbal, física o digital que entera al Titular sobre la Política, canales de consulta y finalidades del tratamiento.
Persona natural interesada en postularse o que ha celebrado válidamente un contrato de arrendamiento automotriz, con o sin opción
de compra, con MOTORUS para la tenencia y explotación legítima de un vehículo.
Conjunto estructurado y organizado de datos de carácter personal objeto de tratamiento.
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso abusivo puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política,
convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, salud, vida sexual y datos biométricos), conforme al artículo 5
de la Ley 1581 de 2012.
Información técnica y espacial generada por sistemas GPS y telemetría instalados en los vehículos arrendados
(geolocalización en tiempo real, recorridos, velocidad, encendido de motor y kilometraje).
Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta e instrucción de MOTORUS, bajo contrato de transmisión;
entre otros, SURO MOBILITY S.A.S. y los proveedores de tecnología, validación de identidad y riesgo, monitoreo satelital y recuperación de vehículos que MOTORUS contrate.
Persona jurídica que decide sobre las bases de datos y define las finalidades de las operaciones (MOTORUS S.A.S.).
SURO MOBILITY S.A.S., sociedad colombiana partner de la plataforma tecnológica de movilidad YANGO PRO en Colombia, de cuya base
de conductores vinculados provienen los postulantes a Arrendatarios. Frente a MOTORUS actúa (i) como Encargado del Tratamiento para la validación de perfiles, la liquidación
y el recaudo de los cánones como mandatario del Arrendatario, y (ii) como Responsable o Encargado, según corresponda, respecto de la información que remite a MOTORUS, en los
términos de las autorizaciones que ella misma tenga del Titular y de lo permitido por la plataforma tecnológica que opera.
Encargo conferido por el Arrendatario a SURO MOBILITY S.A.S. para que, con cargo a los ingresos que éste genera en la plataforma, pague
directamente a MOTORUS los cánones de arrendamiento y conceptos asociados. En virtud de este mandato MOTORUS recibe los pagos de SURO MOBILITY y no del Arrendatario.
Persona designada por MOTORUS para atender consultas y reclamos de los Titulares y velar por el cumplimiento de esta Política
(principio de responsabilidad demostrada, artículos 2.2.2.25.6.1 y siguientes del Decreto 1074 de 2015).
4. PRINCIPIOS ORIENTADORES
MOTORUS acoge y aplica de forma irrestricta los principios de Legalidad, Finalidad, Libertad, Veracidad o Calidad, Transparencia, Acceso y Circulación Restringida, Seguridad y
Confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012), complementados con los principios de Necesidad, Proporcionalidad, Temporalidad del dato y Responsabilidad Demostrada.
5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
5.1. Solicitantes, Postulantes y Arrendatarios de Vehículos
MOTORUS recolecta, procesa y actualiza la información personal de quienes aspiran a alquilar un automotor o son arrendatarios activos, con las siguientes finalidades comerciales,
contractuales y operativas:
Verificar exhaustivamente la identidad del postulante, estado y autenticidad de la licencia de
conducción (SIMIT / RUNT), antecedentes de tránsito e infracciones, solvencia comercial, asuntos pendientes con autoridades judiciales (en los términos permitidos por la
jurisprudencia constitucional) y cumplimiento contractual, por sí o a través de un tercero Encargado especializado que valida la información en centrales de riesgo, bases de
datos públicas o modelos de calificación propios, con el objeto exclusivo de ponderar el perfil de riesgo operativo y determinar si el solicitante resulta idóneo para acceder
al arrendamiento de un automotor de la flota de MOTORUS. Ninguna decisión de aprobación o rechazo se adoptará con base exclusiva en tratamiento automatizado; el postulante
podrá solicitar la revisión humana de la decisión y conocer los criterios generales aplicados.
Con autorización previa, expresa e informada del Titular, MOTORUS
transmite a SURO MOBILITY S.A.S., en su calidad de Encargado del Tratamiento, y recibe de ésta, en los términos que ella tenga autorizados por el Titular y permitidos por la
plataforma tecnológica YANGO PRO, información personal, operativa, técnica y de ingresos, para los siguientes fines:
Comprobar el estado activo de la cuenta del conductor, nivel de servicio, calificaciones de usuario, hábitos de conducción y horas operativas en la plataforma
tecnológica Yango Pro.
Validar y auditar la producción económica semanal, historial de viajes e ingresos brutos generados en la aplicación para corroborar la viabilidad de solvencia
del arrendatario.
Facilitar la conciliación operativa y el cruce de saldos entre la producción del Arrendatario en la plataforma y los cánones de arrendamiento y conceptos
asociados derivados de la explotación del automotor.
Recibir de SURO MOBILITY S.A.S., en ejecución del Mandato de Recaudo conferido por el Arrendatario, el pago directo de los cánones de arrendamiento y conceptos
asociados, y tratar para ello los datos de identificación, liquidación, retenciones, cuenta y saldos que permitan aplicar, conciliar, certificar y, de ser necesario, reversar
cada pago.
Elaborar, suscribir, facturar, gestionar depósitos en garantía, cobrar cánones pactados, aplicar
los pagos recibidos por conducto del mandatario de recaudo, expedir paz y salvos y certificaciones, ejercer o tramitar la opción de compra y el traspaso del vehículo cuando
aplique, tramitar mora comercial por incumplimiento de alquiler y formalizar la entrega o restitución del vehículo.
Consultar y verificar, por sí o a través de un Encargado especializado, en centrales
de información (DataCrédito, TransUnion u operadores legalmente constituidos) los hábitos de cumplimiento y endeudamiento comercial, y reportar, en calidad de fuente, el
cumplimiento o mora en el pago de los cánones de arrendamiento conforme a la Ley 1266 de 2008 y la Ley 2157 de 2021, previa comunicación al Titular con al menos veinte (20) días
calendario de antelación al reporte negativo y por el término de permanencia legal del dato.
Contrastar la información en registros públicos y listas restrictivas vinculantes (SARLAFT/SAGRILAFT,
Procuraduría, Policía, Contraloría, listas OFAC y ONU) para prevenir el uso del parque automotor en actividades no autorizadas o ilícitas.
Recibir, almacenar y analizar de forma continua la ubicación, recorridos, velocidad, encendido y kilometraje
del vehículo para: (i) seguridad patrimonial del activo y recuperación ante hurto o apropiación indebida; (ii) atención de auxilios mecánicos y siniestros; (iii) auditoría de
velocidad, uso y límites territoriales de circulación; (iv) analítica operativa y gestión de cartera, incluyendo patrones de uso y actividad del vehículo, estimación de ingresos,
priorización de contacto y de acciones de recuperación; y (v) soporte de las medidas contractuales de inmovilización remota, cuyas causales, protocolo de seguridad y garantías
se regulan exclusivamente en el contrato de arrendamiento.
Tramitar siniestros ante aseguradoras, documentar hurtos o averías viales y postular formalmente la
individualización del conductor ante las autoridades de tránsito en casos de comparendos viales.
Tramitar el ejercicio de la opción de compra, la liquidación del saldo, el traspaso ante el organismo de tránsito y la cancelación
de gravámenes, y conservar la evidencia del cierre de la relación contractual.
Con la autorización previa y expresa que el postulante y Arrendatario otorga en el formulario de
postulación, MOTORUS S.A.S. y SURO MOBILITY S.A.S. (partner de Yango Pro) efectúan el cruce, intercambio y validación de métricas de desempeño, reportes de conexión,
volumen de ingresos y liquidación de saldos para soportar la aprobación del arrendamiento, la amortización periódica de los cánones pactados y su recaudo por conducto
de SURO MOBILITY como mandatario del Arrendatario. La autorización se recaba en instrumento separado de esta Política, con trazabilidad de fecha, hora y medio de aceptación.
5.2. Usuarios de la Plataforma Web y Canales Digitales
Gestionar requerimientos, pre-inscripciones de aspirantes, cotizaciones de alquiler y peticiones formuladas a través de formularios o
WhatsApp.
Identificar anomalías tecnológicas, prevenir ataques informáticos y verificar la navegación idónea en el portal.
5.3. Colaboradores, Contratistas y Proveedores
Adelantar procesos de selección laboral, administración de contratos de trabajo o de prestación de servicios, pagos de nómina, cotización a la seguridad social y gestión de
proveedores mecánicos, grúas y autopartes.
5.4. Codeudores, Contactos de Emergencia y Terceros
Verificar la identidad y capacidad de pago de codeudores o garantes y gestionar su obligación solidaria; registrar un contacto de emergencia que se usará exclusivamente para
eventos de seguridad, siniestro o salud del Arrendatario y nunca para gestión de cobranza; y tratar los datos de salud que surjan con ocasión de un siniestro únicamente para
su atención y trámite ante aseguradoras y autoridades, con la autorización reforzada que exige la ley para datos sensibles.
6. TRATAMIENTOS ESPECIALES DE DATOS
6.1. Tratamiento de Datos Biométricos (Sensibles)
MOTORUS tratará datos sensibles (cotejo dactilar o reconocimiento facial) con el exclusivo fin de verificar de manera infalsificable la identidad del postulante frente a registros
oficiales (como la Registraduría Nacional del Estado Civil) y evitar la suplantación. Se deja expresa constancia de que la entrega de datos biométricos es facultativa y el usuario
podrá solicitar métodos alternativos de verificación documental. El cotejo biométrico se realizará a través de un proveedor Encargado bajo contrato de transmisión; MOTORUS conservará
únicamente el resultado y la evidencia de la validación, y no las plantillas o imágenes biométricas más allá del proceso de verificación, salvo obligación legal o requerimiento de
autoridad. La autorización para datos biométricos se recaba por separado, informando su carácter sensible y facultativo.
6.2. Monitoreo por Telemática y Georreferenciación Vehicular
Los vehículos arrendados cuentan con sistemas de transmisión telemática y satelital constante. Su tratamiento atiende a la salvaguarda patrimonial del activo, atención de emergencias,
control del desgaste mecánico, recuperación ante hurto o apropiación indebida, y a la analítica operativa y gestión de cartera descritas en el literal f) del numeral 5.1. Los datos
de ubicación se refieren al vehículo y a su conductor autorizado; MOTORUS no monitorea pasajeros ni terceros. El acceso al histórico de ubicación se restringe al personal y
Encargados que lo requieran para esas finalidades; el histórico se conservará durante la vigencia del contrato y hasta doce (12) meses después de su terminación, salvo siniestro,
reclamación, proceso judicial o requerimiento de autoridad, caso en el cual se conservará hasta su cierre. La ubicación solo se entregará a autoridades por orden o requerimiento
formal, o a la aseguradora y a la fuerza pública en caso de hurto. Dado que la telemetría es un pilar sustancial del contrato de arrendamiento automotriz, el Titular asume la
obligación de mantener activo el monitoreo mientras conserve la tenencia física del vehículo.
6.3. Directrices de Cobranza Comercial (Ley 2300 de 2023)
El contacto preventivo, persuasivo o de cobro extrajudicial por cánones vencidos u obligaciones derivadas del contrato de arrendamiento se sujetará rigurosamente a las franjas
horarias legales: de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m., y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. Se prohíbe el contacto en domingos y días feriados, así como indagar o exponer la
mora del Arrendatario frente a sus referencias personales o familiares. Una vez establecido contacto directo, el Arrendatario no será contactado por más de un canal dentro de la
misma semana ni más de una vez en el mismo día, y no se realizarán visitas de cobranza a su domicilio o lugar de trabajo. Los canales de contacto para cobranza serán elegidos por el
Arrendatario en instrumento distinto y posterior al contrato de arrendamiento. La recuperación física del vehículo por incumplimiento se rige por el contrato de arrendamiento y no
constituye gestión de cobranza en los términos de la Ley 2300 de 2023.
6.4. Recaudo de Cánones a través de SURO MOBILITY (Mandato de Recaudo)
El Arrendatario confiere a SURO MOBILITY S.A.S. un Mandato de Recaudo para que, con cargo a su producción en la plataforma, pague directamente a MOTORUS los cánones de arrendamiento
y conceptos asociados. En ejecución de ese mandato, SURO MOBILITY trata por cuenta de MOTORUS, como Encargado, los datos de identificación, liquidación, retenciones y saldos del
Arrendatario, y MOTORUS trata los datos necesarios para aplicar, conciliar, certificar y, de ser el caso, reversar cada pago recibido. Las condiciones económicas del mandato se
rigen por el contrato de arrendamiento y el documento de mandato; esta Política regula únicamente el tratamiento de datos que ese flujo implica. SURO MOBILITY y MOTORUS suscriben
el contrato de transmisión exigido por el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, que fija finalidades, medidas de seguridad, confidencialidad y responsabilidad frente al
Titular.
6.5. Autorización, Aviso de Privacidad y Aceptación Electrónica
La autorización del Titular se recaba en el formulario de postulación, de manera previa, expresa e informada, en instrumento separado de esta Política, con casillas independientes
para: (i) el tratamiento general; (ii) los datos sensibles y biométricos, de carácter facultativo; (iii) la transmisión a SURO MOBILITY y a los demás Encargados; (iv) la consulta y
reporte a centrales de información; y (v) los canales autorizados de contacto. El formulario incorpora el Aviso de Privacidad y el enlace a esta Política, y registra con trazabilidad
la fecha, hora, dirección IP y medio de aceptación, lo que constituye prueba de la autorización conforme al artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015 y a la Ley 527 de 1999.
MOTORUS no adopta decisiones con efectos jurídicos para el Titular basadas únicamente en tratamiento automatizado sin revisión humana.
7. DERECHOS DEL TITULAR
Conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular cuenta con los derechos de:
sus datos personales en cualquier momento.
otorgada a MOTORUS para el tratamiento de sus datos.
y tratamiento que la Compañía le está brindando a su información.
tras agotar los conductos regulares ante MOTORUS.
del dato cuando no se respeten las garantías legales, salvo que exista un deber legal o contractual de
permanencia vigente (como la tenencia del vehículo arrendado o saldos pendientes de pago).
a sus datos personales recopilados.
8. CANALES DE ATENCIÓN Y PROCEDIMIENTO HÁBEAS DATA
El Oficial de Protección de Datos de MOTORUS S.A.S. atenderá las peticiones, consultas y reclamos a través de:
Av. Boyacá # 3A - 18, Bogotá D.C., Colombia.
comunicaciones@motorus.com.co
habeasdata@motorus.com.co (por confirmar antes de publicación).
+57 317 438 0365
Las consultas serán resueltas en un plazo de diez (10) días hábiles (prorrogables por cinco días hábiles más por justa causa). Los reclamos para corregir, actualizar o suprimir
datos se atenderán en quince (15) días hábiles (prorrogables por ocho días hábiles adicionales). Si el reclamo resulta incompleto, MOTORUS requerirá al interesado dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane; transcurridos dos (2) meses sin respuesta se entenderá desistido. Recibido un reclamo completo, se incluirá en la base de datos
la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles, hasta su decisión.
9. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS
MOTORUS transmite datos a sus Encargados: SURO MOBILITY S.A.S. (validación de perfiles, liquidación y recaudo); proveedores de tecnología y de validación de identidad, riesgo
y calificación (centrales de información, bases públicas y modelos propios); proveedores de verificación biométrica; empresas de monitoreo satelital y de recuperación de vehículos;
talleres de mantenimiento; aseguradoras y sus intermediarios; y firmas de cobranza. Cada transmisión se formaliza mediante contrato de transmisión (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto
1074 de 2015) que obliga al Encargado a tratar los datos únicamente por instrucción de MOTORUS y para las finalidades de esta Política, a garantizar su seguridad y confidencialidad,
a no cederlos ni usarlos en provecho propio, y a devolverlos o suprimirlos al terminar el encargo. La información que MOTORUS recibe de SURO MOBILITY sobre conductores de la
plataforma Yango Pro se trata con sujeción a las autorizaciones que SURO MOBILITY tenga de sus conductores y a las condiciones de la plataforma; MOTORUS no accede directamente a la
plataforma Yango Pro.
Transferencia internacional. Algunos Encargados alojan información en servidores fuera de Colombia (proveedores de nube, mensajería y plataformas tecnológicas). MOTORUS solo
transfiere datos a países que ofrezcan un nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio o, en su defecto, con la autorización expresa e inequívoca
del Titular o cuando la transferencia sea necesaria para la ejecución del contrato de arrendamiento (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012).
10. TEMPORALIDAD Y VIGENCIA
La información personal se mantendrá almacenada durante la vigencia del vínculo contractual de arrendamiento y, terminado éste, por el tiempo necesario para el ejercicio o
defensa de acciones derivadas del contrato y por los plazos de archivo comercial, tributario y contable exigidos por la ley colombiana (entre ellos el artículo 632 del Estatuto
Tributario); cumplidos esos plazos, los datos se suprimirán o anonimizarán. Los datos de postulantes que no hayan sido aprobados como arrendatarios se conservarán por un plazo de
hasta doce (12) meses con propósitos de archivo, prevención de fraude y análisis de riesgo, tras lo cual se suprimirán. MOTORUS inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional
de Bases de Datos cuando alcance los umbrales de activos previstos en el Decreto 090 de 2018.
La presente Política rige a partir del 1 de noviembre de 2026, aplica a las bases de datos existentes y futuras, y regirá mientras MOTORUS S.A.S. desarrolle sus actividades. Cualquier
modificación sustancial será comunicada a los Titulares por los canales de esta Política antes de su entrada en vigor, y las versiones anteriores se conservarán para consulta.